Zukunftskongress 2017
Gemeinsam Wandel gestalten.

IT-Konsolidierung in Bund, Ländern und Kommunen – Status quo und Entwicklungsperspektiven

Die angeregte Diskussion machte klar: So unterschiedlich die Tätigkeitsbereiche der Experten, so verschieden sind ihre Erfahrungen zur IT-Konsolidierung. Beim Blick in die Zukunft waren sie sich jedoch einig, dass sowohl der Bund als auch die Länder und Kommunen vor großen Aufgaben stehen. Dabei müsse jede Instanz ihren Zuständigkeitsbereich wahrnehmen. Allerdings hätten die Länder eine Wegnahme ihrer IT durch den Bund nicht zu befürchten.

So steht aktuell der Bund selbst vor ausreichend großen Herausforderungen: Er muss eine zerstückelte IT-Infrastruktur konsolidieren und ressortübergreifende Prozesse, die sich an den Bedürfnissen der Bürgerinnen und Bürger ausrichten, aufsetzen. Außerdem benötigt er das für den Betrieb der IT-Infrastruktur notwendige Personal und muss die Kosten langfristig beherrschbar machen. Mehr als 130 Rechenzentren, 150 Behörden, 1200 Betriebsstätten und mehrere Tausend Mitarbeiter machen die IT-Konsolidierung komplex und politisch sehr anspruchsvoll. Alle Beteiligten müssen dabei an einem Strang ziehen. Zudem handelt es sich bei der IT-Konsolidierung nicht allein um eine technische Veränderung, sondern um eine organisatorische Transformation, die viele Mitarbeiter betrifft. Um deren Ängsten zu begegnen, sollten Gespräche mit den entsprechenden Mitarbeitern bzw. Personalvertretungen geführt und ein entsprechendes Change-Management aufgesetzt werden. Derzeit konzentriert sich der Bund auf die Betriebs- und Dienstkonsolidierung; die Fachverfahren stellt er noch hinten an. Die primären Ziele der Konsolidierung sind IT-Sicherheit, Datenschutz bzw. -hoheit und Beherrschbarkeit der IT. Erst dann folgen die wirtschaftlichen Ziele über die Erzielung von Synergieeffekten.

Gute Erfahrungen mit schrittweiser IT-Konsolidierung

Die Länder berichten von positiven Erfahrungen durch die Konsolidierung der IT-Infrastruktur in einem schrittweisen Prozess. Der IT-Betriebskonsolidierung folgen in einem nächsten Schritt die organisatorischen Anpassungen. Hierzu zählen auch entsprechende Anpassungen beim Personal. In einem weiteren Schritt werden dann die Dienstleistungen übergreifend betrachtet, um die maximale Dienstleistungsqualität für die Bürger zu ermöglichen. Dies bedarf einer Einzelfallanalyse, um diejenigen Dienstleistungen zu identifizieren, die entsprechende Synergieeffekte versprechen, beispielsweise im Zusammenspiel mit Kommunen. Das Ziel der Erhöhung der Dienstleistungsbreite und -qualität kann somit eine Konsolidierung von Fachaufgaben losgelöst von der IT bedeuten. Ein Beispiel wäre die Nutzung von Shared Services durch Einführung einer Landesreisestelle. Die Behörden müssen sich somit zunehmend auf Organisationsprojekte vorbereiten. Denn sowohl die Betriebskonsolidierung („Personal folgt der Hardware“), die Dienstekonsolidierung durch Standardisierung von Verfahren als auch die Kundenorientierung von Fachverfahren bewirken gleichermaßen Prozess- und Organisationsveränderungen.

Länder gehen bei der IT-Konsolidierung unterschiedlich vor

Die einzelnen Länder haben bei der IT-Konsolidierung unterschiedliche Herangehensweisen. Während beispielsweise das Saarland, Baden-Württemberg und Berlin die IT-Konsolidierung per Gesetz geregelt haben, findet sie sich in Rheinland-Pfalz im Koalitionsvertrag wieder. Dort ist beschrieben, dass IT-Systeme unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten zu konsolidieren seien. Diese Einschränkung ermöglicht den Dialog mit dem Kunden und verspricht eine höhere Qualität der Dienstleistungen. Widerstände gegen eine zwanghafte Konsolidierung müssen nicht erst überwunden, sondern es können gleich gemeinsame Lösungen entwickelt werden.

Eine erfolgreiche IT-Konsolidierung nur gemeinsam mit der Privatwirtschaft

Einig sind sich die Experten zudem, dass die Bewältigung der Konsolidierung nur in Zusammenarbeit mit der Privatwirtschaft möglich sei. Private Dienstleistungsunternehmen verfügen über entsprechend qualifiziertes Personal, das in der IT des Bundes, der Länder bzw. der Kommunen nicht in ausreichendem Maß für die zusätzlichen Aufgaben im Rahmen der Konsolidierung vorhanden ist. Als Schwerpunkte für externe Expertise gelten IT-Architektur, Migrationsbündelplanung, Betriebsübergang sowie Prozess- und Change-Management. Entscheidend für den Erfolg und die hochfrequente Überführung von mehreren Behörden im Jahr wird jedoch sein, inwieweit es sowohl den IT-Dienstleistern als auch den übergebenden Behörden gelingt, einen ausreichenden Grundstock an interner Expertise für die Projekte bereitzustellen. Für das Thema IT-Konsolidierung sind aktuell darüber hinaus keine gemeinschaftlichen Modelle in Form eines PPP-Projekts, wie beispielsweise Herkules/BWI, geplant. Der Anspruch ist stattdessen, als Organisation des Bundes mit verschiedenen Rechtsformen diese Dienstleistung anzubieten.

Moderator:
Michael Seipel
Partner
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Teilnehmer:

  • Rolf Krost, Gesamtprojektleiter IT-Konsolidierung BMI
  • Matthias Bongarth, Geschäftsführer Landesbetrieb Daten und Information, Rheinland-Pfalz
  • Dr. Reinhard Brandl, Ordentliches Mitglied im Haushaltsausschuss
  • Markus Uhl, Stellvertr. CIO Saarländische Landesregierung
  • Dr. Michael Neubauer, Geschäftsführer Citkomm
  • Matthias Schimansky, Vertriebsleiter Bund und Innere Sicherheit
  • Dr. Mario Walther, IT-Strategieberater Accenture