Zukunftskongress 2017
Gemeinsam Wandel gestalten.

IT-Beschaffung in einer konsolidierten IT-Landschaft des Staates
Was kommt auf Fachbereiche, Beschaffer und Bieter zu?

Mit dem Ziel einer IT-Konsolidierung strebt die Bundesverwaltung auch eine Bündelung der IT-Beschaffung an. Auf diesem Wege sollen die Behörden mit standardisierten Leistungen und Produkten ausgestattet werden. So werden zum Beispiel auch die in Zukunft vermehrt zum Einsatz kommenden Basiskomponenten zentral beschafft und bereitgestellt. Zur Umsetzung der Beschaffungsbündelung wurde im Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern die Zentralstelle für IT-Beschaffung eingerichtet (ZIB). Seit dem 1. Januar 2017 fungiert sie als Single Point of Contact (SPoC) für IT-Beschaffungen in der unmittelbaren Bundesverwaltung.

Breit aufgestellte Experten führen umfassende Diskussion

Welche Konsequenzen sich daraus für Fachbereiche, Beschaffer und Bieter ergeben, hat Felix Dinnessen, Management Consultant bei Cassini Consulting, mit fünf Experten diskutiert. Dabei waren sowohl die Sicht der Beschaffer als auch der Bereitsteller von Basiskomponenten sowie der Bedarfsträger bzw. nutzenden Behörden vertreten.

Astrid Goedelt, Leiterin des Teilprojekts 5 „Bündelung der IT-Beschaffung“ im Rahmen der IT-Konsolidierung Bund des Bundesministeriums des Innern (BMI), vertrat die Meinung: „Mit der Zentralisierung wird sich die IT-Beschaffung professionalisieren. Hierdurch können qualitative Aspekte wie IT-Sicherheit und Nachhaltigkeit u. a. strategischer geplant und effektiver umgesetzt werden.“ Sven Egyedy, Leiter der Projektgruppe „Bündelung der ITK-Beschaffung“ im Beschaffungsamt des BMI, konstatierte: „Die Bündelung der ITK-Beschaffung ist der Motor der IT-Konsolidierung.“ Michael Münzberg, Leiter des Arbeitsbereiches Programmmanagement Betriebskonsolidierung im ITZBund, sah folgende Herausforderung und forderte deshalb: „Eine wesentliche Herausforderung in der Ausschreibung und Vergabe von Rahmenverträgen für Basisdienste besteht im Spannungsfeld zwischen Standardisierung und den möglichen Freiheitsgraden für die Anforderungen der Bedarfsträger. Entsprechende Lösungsansätze müssen ausreichend in der Vergabe und den Verträgen abgebildet werden.“

Die Nutzerseite wurde durch Dr. Markus Richter, Abteilungsleiter Infrastruktur/IT beim Bundesamt für Migration und Flüchtlinge, vertreten. Er machte im Zuge der Diskussion deutlich, dass von der Beschaffung in Zukunft stärker Impulssetzungen, das frühe Aufgreifen von Trends und die notwendige Flexibilität von Rahmenverträgen gefordert seien. Das Selbstverständnis von Beschaffungsprozessen sollte daher sein: „Kein Flaschenhals, sondern ein echter „Enabler“.

Andreas Haak, Rechtsanwalt und Partner der Sozietät Taylor Wessing, vertrat die vergaberechtliche Sicht. Er hob hervor, dass die Bündelung der IT-Beschaffung und die Ausschreibung von großvolumigen Rahmenverträgen mit dem Risiko verbunden seien, dass positive Effekte des Wettbewerbs ausbleiben. Einer Monopolisierung des Marktes könne durch den Erwerb der Nutzungsrechte und einer Forderung nach offenen, standardisierten Schnittstellen entgegengewirkt werden. Außerdem sollten Behörden die bessere Verhandlungsposition zu Beginn des Projektes nutzen.

IT-Beschaffungsbündelung sorgt für Spannungsfeld

In der Diskussionsrunde herrschte Einigkeit darüber, dass die Beschaffungskonsolidierung mit der großen Chance verbunden ist, die Effektivität des IT-Einsatzes zu erhöhen und erhebliche Kostenersparnisse zu erzielen. So sei durch Abnahme von großen Volumina zum Beispiel die Stärkung der Verhandlungsposition der öffentlichen Hand gegenüber den Anbietern möglich. Es wurde allerdings auch deutlich, dass eine solche Bündelung und die damit einhergehende Konzentration auf strategische Lieferanten auch Risiken bergen. Genannt wurden in diesem Zusammenhang drei Punkte:

  1. Es besteht die Gefahr einer zu groß werdenden Abhängigkeit gegenüber den strategischen Lieferanten und damit eine Schwächung der eigenen Verhandlungsposition.
  2. Die Verdrängung von mittelständischen Anbietern ist zu befürchten, da großvolumige Rahmenverträge nur von ebenso großen Anbietern bedient werden können. Dies ist gleichzeitig verbunden mit der Gefahr einer Monopolisierung am Markt – oder zumindest der Schaffung von Oligopolen.
  3. Wichtige spezifische Anforderungen der einzelnen, nutzenden Behörden könnten in den zentral bereitgestellten Basiskomponenten nicht ausreichend berücksichtigt werden.

Das Spannungsfeld zwischen legitimen Zielen der Beschaffungsbündelung auf der einen Seite und der Gefahr einer Marktmonopolisierung und nicht ausreichenden Berücksichtigung von behördenspezifischen Anforderungen auf der anderen Seite stellte somit auch den Schwerpunkt der Diskussion dar.

Herausforderungen mit Rahmenvertragsroadmap meistern

Um diesen Herausforderungen zu begegnen und Aspekte der Nachhaltigkeit, Wettbewerbsfähigkeit und Transparenz weiter zu stärken, stellten Astrid Goedelt und Sven Egyedy heraus, dass die ZIB verschiedene Instrumente der strategischen Beschaffung aufgebaut hat. Diese kommen insbesondere bei der Vergabe und Bereitstellung von Rahmenverträgen zum Einsatz. Zu den Instrumenten zählt zum Beispiel eine Rahmenvertragsroadmap, mit der Anbieter und Behörden frühzeitig über die geplanten Vergaben von Rahmenverträgen informiert werden. Ein neues Bedarfserhebungstool soll zudem ermöglichen, neue technologische Trends innerhalb der öffentlichen Verwaltung schnell zu ermitteln und entsprechende Lösungen kurzfristig und bedarfsgerecht anzubieten. Agilität und Schnelligkeit sollen zukünftig außerdem durch ein dynamisches Beschaffungssystem erreicht werden.

Sven Egyedy wies darauf hin, dass die ZIB neben der Bereitstellung von Rahmenverträgen ab dem 1. Januar 2018 auch bei der Durchführung von Einzelvergaben unterstützen werde. Hierdurch soll Behörden die Möglichkeit zur Deckung ihrer spezifischen Bedarfe gegeben und diese gleichzeitig in der Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibungsverfahren entlastet werden.

Strategische Investitionsentscheidungen Kernthema bei IT-Beschaffung

Felix Dinnessen fasste zusammen, dass es bei dem Thema IT-Beschaffung um strategische Investitionsentscheidungen geht, die durch Produktfestlegungen sowohl Marktkonstellationen als auch die Arbeitsprozesse in der Verwaltung auf lange Sicht determinieren. Der intensive Austausch habe deutlich gezeigt, dass es sich lohnt, die mittel- und langfristigen Implikationen einer Vergabeentscheidung schon bei der Konzeption einer Ausschreibung ausreichend zu berücksichtigen, stellte Felix Dinnessen abschließend fest.

Moderator:
Felix Dinnessen
Management Consultant
public(@)no-spam.cassini.de 

Teilnehmer:

  • Andreas Haak, Partner, Head of Competition, EU and Trade; Fachanwalt im Vergaberecht, Taylor Wessing Rechtsanwälte
  • Astrid Goedelt, LL.M. Leitung Teilprojekt 5 „Bündelung der IT Beschaffung“ IT Konsolidierung Bund, Bundesministerium des Innern
  • Dr. Markus Richter, Abteilungsleiter Infrastruktur und IT, Bundesamt für Migration und Flüchtlinge
  • Sven Egyedy, Leiter der Projektgruppe „Bündelung der IKT-Beschaffung Bund“ beim Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern
  • Michael Münzberg, Referat I K Betriebskonsolidierung Bund / Migration, Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund)