Zukunftskongress 2017
Gemeinsam Wandel gestalten.

Erfolgreiche agile Projektmanagementmethoden aus der Praxis

Bislang werden Projekte und Vorhaben im öffentlichen Sektor mit den bekannten klassischen Projektmanagementmethoden und damit einhergehenden Projektstrukturen umgesetzt und verwaltet. Viele dieser Projekte führen oft nicht innerhalb des vorgegebenen Zeit- und Kostenrahmens zum gewünschten Erfolg. Die Gründe sind vielfältig, aber bekannt: Sie wurzeln in einer unklaren Rollen- und Aufgabenverteilung, einer unpräzisen Zielsetzung, einer unrealistischen Zeitplanung und einer mangelhaften Abstimmung. Oftmals wird auch die Komplexität unterschätzt, und es hapert an der Steuerung oder einer Qualitätssicherung.

Praxisbeispiel „RAW“ bricht erfolgreich mit klassischen Projektstrukturen

Wie diese klassischen Projektstrukturen aufgebrochen werden können, zeigt Theodoros Moutsokapas anhand des Praxisbeispiels „RAW“ des Landesamts für Natur, Umwelt und Verbraucherschutz Nordrhein-Westfalen (LANUV). Bei diesem umfangreichen Projekt werden die zwei Fachanwendungen „Abwasserabgabe“ und „Wasserentnahmeentgelt“ von IT.NRW neugestaltet. Es beinhaltet die Ablösung einer Altsoftware und beeindruckt mit weiteren Zahlen: 100 Projektjahre Entwicklungsaufwand, über 50 Projektbeteiligte, 20 Millionen Euro Entwicklungskosten sowie drei agile Teams, die durch eine Programmebene gesteuert werden. Alle Teilnehmer der Podiumsdiskussion, Iva Milutinovic, IT-Architekturberaterin bei IT.NRW, Oliver Andres, Experte für Requirements Management bei IT.NRW, und Benno Klaas, IT-Projektleiter in der öffentlichen Verwaltung, sind an diesem Projekt beteiligt.

Sie alle haben bei „RAW“ eigene Erfahrungen mit Kombination von Methoden des klassischen Projektmanagements und der Kombination von agilen Methoden gemacht. Im Dialog präsentierten sie ihre daraus gewonnenen Thesen. Während Iva Milutinovic die Komplexität dieses Unterfangens in Bezug auf die Strukturen der öffentlichen Verwaltung und die Herausforderungen für agiles Vorgehen hervorhebt, berichtet Oliver Andres über die hohe Motivation der Mitarbeiter durch agiles Projektvorgehen. Diese fühlen sich in den „geschützten Räumen“ sicher und können ihre Ideen ausarbeiten. Als Motivationsbremse bezeichnet er die für agiles Vorgehen untypische, geforderte Planungsarbeit. Benno Klaas positioniert sich klar: Agiles Projektvorgehen funktioniert in der öffentlichen Verwaltung. Allerding könne weder die reine Lehre des SCRUM-Vorgehens, noch die der Verwaltungsarbeit beibehalten werden. Die Verwaltungsarbeit muss sich an das agile Vorgehen anpassen, SCRUM an die Verwaltungsarbeit. SCRUM räumt er hierbei jedoch die größeren Spielräume ein.

Im weiteren Verlauf erläuterte Benno Klaas die notwendigen Planungsarbeiten für Zeit und Budget. Oliver Andres ergänzte diese Ausführungen um die Aufstellung der Teams und die Beschreibung der Planungsarbeiten, die nicht auf die direkte Produktivität der Teams einzahlen.

Publikumsfragen führen zu einer interessanten Diskussion

Nach der Darlegung der agilen Vorgehensweise in der Planung der Architektur entfachen Fragen aus dem Publikum eine Diskussion: Die Architektur müsse doch vorher bekannt sein und beschlossen werden, spätere Zeitpunkte seien ineffizient, so der Einwand. Iva Milutinovic konterte diesen Einwurf mit der Darlegung der unterschiedlichen Festlegung der Entscheidungszeitpunkte für Architekturstrukturen und Vorgaben. Anforderungen an die Software ändern sich kontinuierlich. Anstatt einer vorab geplanten, nicht nutzbaren, weil den Anforderungen nicht genügenden Architektur entstehe eine agil, an die veränderten Anforderungen angepasste, nutzbare Architektur. Eine weitere Frage aus dem Publikum betraf die agile Projektorganisation, vor allem in Bezug auf die Rollen wie Product Owner und Requirements Engineer sowie in Bezug auf die möglichen Spannungsfelder zwischen Fachseite und Entwicklung. Im Projektvorgehen wurde darauf geachtet, den Requirements Engineers möglichst viel Entscheidungsspielraum zu lassen. Das hatte den Vorteil, dass die Product Owner auf Fachseite entlastet wurden und viele Aufgaben an die Requirements Engineers delegieren konnten. Die Product Owner haben gelernt, während der Entwicklungs-Sprints keine neuen Anforderungen an die Entwicklungsteams zu stellen. Auch bauten sie Vertrauen gegenüber den Requirements Engineers und dem Entwicklungsteam auf. So wurden mögliche Spannungsfelder zwischen den Projektbeteiligten in den unterschiedlichen Rollen reduziert.

Methoden aus der klassischen und der agilen Projektwelt mit Fingerspitzengefühl kombinieren

Das gemeinsame Fazit der Diskutanten am Ende lautete: Die Kombination aus den unterschiedlichen Methoden funktioniert, allerdings sollte ordentlich geplant werden und den Herausforderungen, welche durch die Strukturen des öffentlichen Sektors entstehen, mit möglichst viel Fingerspitzengefühl begegnet werden.

Moderator:
Theodoros Moutsokapas
Management Consultant
public(@)no-spam.cassini.de 

Referenten:

  • Oliver Andres, Anforderungsmanager, IT.NRW
  • Benno Klaas, Gesamt Product Owner, LANUV
  • Iva Milutinovic, stv. Projektleiterin, IT.NRW