Effiziente Verwaltung

Der schlanke Staat kommt.
Nur wie?

Spätestens seit Einführung des E-Government-Gesetzes ist es offiziell: Die öffentliche Verwaltung soll schlanker und wirtschaftlicher werden – so die Forderung. Ihre Kommunikation mit den Bürgern und der Wirtschaft ist erheblich vereinfacht. Dabei kommt es zu einer verstärkten Zusammenarbeit der Kommunen mit gemeinsamen Produkten und Services. Die Basis ist der breite Einsatz digitaler Technologien.

So ehrgeizig die Ziele, so enorm die Herausforderungen. Denn auf dem Weg zu neuer Effizienz gilt es nicht nur, die Administration digital neu zu denken und ihre IT wirtschaftlicher aufzustellen – etwa durch konsequente Konsolidierung. Auch die elementaren Kern-, Unterstützungs- und Führungsprozesse kommen auf den Prüfstand. Wichtig ist dabei, die Aufbauorganisation so umzubauen, dass die neuen Prozesse auch gelebt werden. Denn was ist der Wandel ohne die Menschen?

Cassini hat umfassende Expertise im Umbau der Verwaltung, in der Einführung flexibler IT und im Aufbau einer effizienten Ablauf- und Aufbauorganisation. Lesen aktuelle Beiträge und erfahren Sie mehr über unsere Kompetenzen und Referenzen.

Es gibt Mittel und Wege zu einer effizienteren Verwaltung.

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„Agile ist kein Dogma.“ – „Wasserfall aber auch nicht.“

Wie führt man öffentliche Projekte zum Erfolg? Mit den beiden Cassini Beratern Theodoros Moutsokapas und Florian Theißing trifft ein Befürworter der Agilität auf einen Anwalt klassischer Methoden. Doch beide sehen Übergänge. Ein Zwiegespräch.

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FRAGE: Können Verwaltungen überhaupt agil?

Theodoros Moutsokapas: Ihre Frage soll ein Klischee bedienen: Natürlich können Verwaltungen agil. Das erlebe ich täglich in meinen Projekten. 

Florian Theißing: In welchen Projekten? Nehmen wir ein großes Bund-Länder-Projekt in der Softwareentwicklung. Daran sind etliche  Stakeholder beteiligt. Für die geht es um Berechenbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Sie wollen das fertige Produkt vorab genau beschrieben wissen. Das ist nicht zuletzt für die Vergabe unerlässlich. In solchen Fällen: Klares Plädoyer für strukturierte Methoden.

Theodoros Moutsokapas: Wer sagt, es geht um Agilität auf Gedeih und Verderb? Da bin ich Realist. Die Initiierungsphase eines Projektes kann ja durchaus wasserfallartig sein, um Größe und Stakeholder zu bestimmen. Bei Detailfragen wie z.B. welche Technologie eingesetzt wird, kann man aber den agilen Weg gehen. Die Kunst ist, die Teilbereiche mit agilem Potenzial zu identifizieren. Sind die Rollen erst mal definiert, können auch größere Projekte iterativ erstellt werden. 

Florian Theißing: O.k., ich gebe aber zu bedenken, dass es in der öffentlichen Verwaltung eine starke Absicherungskultur gibt, die sich mit Agilität oft nur schwer vereinbaren lässt.

Theodoros Moutsokapas: Auch die kann man agil lösen. Beispiel: In einem Projekt haben Dienstleister und Kunden eine Probephase vereinbart. In mehreren Sprints wurden verschiedene Lösungen ausprobiert. Nach drei Wochen lagen die Ergebnisse vor, von denen eins ausgewählt wurde. Die Folge: Keine Fehler, keine Schuldigen, kein Verzug.

Florian Theißing: Ich räume ja ein: Im Verlauf eines Wasserfallprojektes kann es zu berechtigten Fragen kommen. Brauchen die Entwickler Gestaltungsspielraum? Verändern sich Anforderungen? Dokumentiert man sich tot anstatt miteinander zu sprechen? Dann machen agile Elemente durchaus Sinn.

Theodoros Moutsokapas: Agilität ist auch eine Frage des Zeitpunkts. Am Anfang steht oft das detaillierte Lastenheft. Je länger aber ein Projekt dauert, desto eher ändern sich die Anforderungen. Vor allem sind das der Prozesswandel in der Aufgabenerledigung, die Veränderungen in den Umsystemen und die stetige Technologieentwicklung. Agilität bietet hier eine Lösung. Ich habe ja nichts dagegen, wenn bestimmte Aufgaben per Wasserfall erledigt werden –  wie die Migration gegen Ende, einfach weil es feste Termine gibt.

FRAGE: Welche Aufgabe haben Berater von Cassini, wenn die eine oder andere Methode im Projekt an ihre Grenzen stößt?

Florian Theißing: Zum einen klar zu sagen: Agile ist kein Dogma. Erfolg hat der Berater, der in der Lage ist, das Repertoire an agilen Methoden mit den Anforderungen der öffentlichen Verwaltung zusammenzubringen.

Theodoros Moutsokapas: Wasserfall aber auch nicht. Entscheidend sind die Rahmenbedingungen: Wann geht was? Agile eignet sich dann, wenn das Budget offen ausgestaltet ist, man die Teamgröße definieren kann, das Ziel grob vor Augen hat und sich alles Andere im Prozess nach und nach entwickelt darf. Wasserfall bleibt aber aktuell, wenn man weiß, was man haben möchte, Prozesse und Teilbereiche klar abgesteckt sind oder Aufgabentypen agil nicht zulassen – oft außerhalb der Softwareentwicklung, im Zusammenhang von Gesetzgebungsverfahren, bei Organisationsveränderungen oder Strategieprojekten. Da spricht vieles für Wasserfall. Und das muss ein Berater erkennen.

Florian Theißing: Womit wir wieder am Anfang sind: Über welche Projekte sprechen wir? Agile Projekte brauchen einen eindeutigen Kunden und Entscheidungsprozesse, die nicht in die politische Sphäre hineinreichen. Nochmal: Wer entscheidet in einem Projekt, das durch Länder, Bund und EU finanziert wird? Eindeutige Beschlüsse und gesetzliche Vorgaben determinieren den Projektverlauf so stark, dass Agile als Dogma nicht funktionieren kann.

Theodoros Moutsokapas: Ich gebe Dir ja recht: Berechenbarkeit ist wichtig. In einem unserer agilen Projekte definierten wir deshalb einen Ansprechpartner, der als Gesamt-Product Owner klare Ansagen zu den Ergebnissen machen konnte. Das bringt Nachvollziehbarkeit. Je mehr Stakeholder, desto anspruchsvoller wird es natürlich, die Anforderungen zu sammeln und desto disziplinierter muss man sein. Auch das haben wir geschafft, mit fünf Product Ownern und einem Gesamt-Product Owner.

Florian Theißing: Ein Lösungsansatz, der funktioniert: Wir machen nicht das ganze Projekt agil, sondern schauen, wie man in dem großen Konglomerat die Teilbereiche so kapseln kann, dass das Potenzial der Agilität für das Projekt ausgeschöpft wird. Dabei muss das Bedürfnis der öffentlichen Verwaltung nach Stabilität berücksichtigt werden.

Ihr Ansprechpartner:
Theodoros Moutsokapas
Management Consultant
public(@)no-spam.cassini.de 

Ihr Ansprechpartner:
Florian Theißing
Senior Consultant
public(@)no-spam.cassini.de 

Fortschritt braucht Verständigung: Über Digitalisierung und Diplomatie.

Vito Cecere, CIO im Auswärtigen Amt, beleuchtet Zusammenarbeit unter dem Aspekt der Diplomatie. Dabei sieht er IT auch als Interessensvertretung der weltweit über 11.000 Mitarbeiter des Auswärtigen Amtes. Ein Gastkommentar.

Gastkommentar:
Vito Cecere
Beauftragter des Auswärtigen Amts für Informationstechnik

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Die Pflege internationaler Beziehungen, die Vermittlung von Werten, aber auch der Ausgleich von Interessen sind Kernanliegen deutscher Außenpolitik und Aufgaben der Diplomatie. Das Gespräch suchen, um Verständnis und Vertrauen werben: So entsteht die Basis für eine gute Zusammenarbeit.
Auch die IT im Auswärtigen Amt legt großen Wert auf Dialog und Verständigung, um die Digitalisierung des Auswärtigen Dienstes voranzubringen. Im Austausch zwischen der IT und den Fachabteilungen, aber auch zwischen der Zentrale und den ca. 230 Auslandsvertretungen sind diplomatische Prinzipien wie die Fähigkeit, zuzuhören und zu verstehen, gefragt.

So haben wir gut zugehört, als sich die Auslandsvertretungen neue Möglichkeiten der Kollaboration wünschten. Mit dem Ausbau unserer weltweiten ITK-Infrastruktur schaffen wir die Grundlage für moderne Kommunikationsformen im Auswärtigen Dienst.

Um Anforderungen wie diese zu erfassen, muss die IT nicht nur in der Zentrale des Auswärtigen Amts gut aufgestellt sein, wir benötigen auch Plattformen des Dialogs im Ausland. Unsere IT-Teams sollen im engen Kontakt mit den Botschaften stehen, um Services kundengerecht und gezielt vor Ort zu bieten.

Das ist Teil einer übergreifenden IT-Modernisierungsstrategie, die wir im Rahmen eines internen Review-Prozesses auf den Weg gebracht haben. Zu ihr gehört auch und gerade die Stärkung unserer Auslandsvertretungen durch innovative digitale Plattformen und Angebote.

Längst ist Diplomatie selbst digital. Wir sprechen von Digital Diplomacy, wenn wir Facebook, Twitter oder Instagram nutzen, um im Ausland ein positives Bild von Deutschland bei jungen Zielgruppen zu vermitteln. Auch hierfür schaffen wir als IT des Auswärtigen Amts wichtige Voraussetzungen.
Diplomatie heißt aber auch Vertrauen in seine Mission zu haben. Wir liefern moderne IT Dienstleistungen, die auf den Bedarf unserer Kolleginnen und Kollegen im In- und Ausland ausgerichtet sind. Wir beraten und unterstützen Zentrale und Auslandsvertretungen mit technologischen Innovationen. Wir entwickeln den Arbeitsplatz der Zukunft im Auswärtigen Amt und ermöglichen so einen resilienten Auswärtigen Dienst.

Dieser Anspruch hilft uns, die richtigen Prioritäten zu setzen. Für uns als IT bedeutet das, durch digitale Veränderung die Zukunft des Auswärtigen Dienstes mit zu gestalten. Im Interesse der weltweit tätigen Diplomatinnen und Diplomaten.  

Begegnung mit der Zukunft: Wie der Public und Private Sector voneinander profitieren.

Der digitale Wandel trifft die öffentliche Verwaltung und Unternehmen der Privatwirtschaft gleichermaßen. Wo ist die eine Seite der anderen voraus? Und wie können beide von ihren Erkenntnissen profitieren? Cassini schafft vielfältige Möglichkeiten zum Wissenstransfer. 

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Im Prinzip sind sich der Public und der Private Sector nicht unähnlich. Sie haben mit vergleichbaren Herausforderungen bei der Digitalisierung zu kämpfen. Die Einführung agiler Prozesse auch jenseits klassischer Strukturen oder Kostensenkung durch IT-Konsolidierung: Hier ist die Privatwirtschaft im Wandel weiter. Schon allein, weil schnelle Veränderung für sie existenziell wichtig ist, um sich im Wettbewerb zu behaupten.

Umgekehrt kann der Private Sector von Kompetenzen der öffentlichen Verwaltung profitieren. Insbesondere, wenn es um die Verfassung kluger Ausschreibungen geht, um Partnerschaften künftig effektiver zu gestalten. Auch die Absicherung großer Infrastrukturen auf Basis politischer und regulatorischer Anforderungen ist eine Domäne, in der der öffentliche Sektor über einen deutlichen Wissensvorsprung verfügt.

Plattformen der Begegnung schaffen.

Um den beiderseitigen Fortschritt zu forcieren, fördert Cassini zahlreiche Foren der Begegnung. Auf Konferenzen tauschen sich Vertreter von Verwaltung, Politik, Wirtschaft und Wissenschaft zu Themen wie der Einführung von IPv6, dem Aufbau von kritischen Infrastrukturen oder Konzepten der Cybersicherheit aus. Beide Seiten sind hier zentrale Akteure. Die eine stellt Richtlinien und Gesetze auf, die andere treibt die Umsetzung.  Umso mehr gilt es, sich gegenseitig über Pläne und Erfahrungen, aber auch Herausforderungen und Hürden zu unterrichten. Äußerst konkret wird der Meinungs- und Erfahrungsaustausch mit Cassini durch Angebote der Werksbesichtigung. Besuche in Konzernen demonstrieren Entscheidungsträgern in der Verwaltung „am lebenden Objekt“, wie agiles und flexibles Arbeiten in der Realität eines großen Unternehmens aussieht. Aber auch, welche Hindernisse auf dem Weg dorthin überwunden werden müssen. Die Erkenntnisse daraus können wiederum in die Verwaltung eingebracht werden und zu spannenden Veränderungen führen.

Gemeinsame Unternehmen voranbringen.

Was in Plattformen des Austauschs wächst, kann auch zur lebendigen Kooperation werden. Public Private Partnerships werden in Zukunft immer bedeutender. Man denke nur an Mischformen wie Anstalten des öffentlichen Rechts oder gGmbHs. Insbesondere für die Verwaltung sind dies Modelle, die eine dynamischere Digitalisierung ermöglichen – etwa durch agiles, kollaboratives Arbeiten und den direkten Know-how-Transfer durch die Privatwirtschaft. Cassini vermittelt mit der persönlichen Begegnung auch die Kontakte dazu. 

Die smarte Stadt der Zukunft bauen.

Einer der Zukunftsfelder für die Zusammenarbeit zwischen öffentlichem und privatem Sektor ist das Internet of Things (IoT). Aus diesem Grund richtet Cassini regelmäßig neue Konferenzformate wie das IoTcamp aus. Hier treffen Stakeholder von Städten und Kommunen auf private Player und Startups, um die effiziente, smarte Stadt der Zukunft zu diskutieren und zu entwerfen. Hier stehen Möglichkeiten vor der Tür, die noch längst nicht ausgeschöpft sind. 

Ihr Ansprechpartner:
Dustin Huptas
Management Consultant
public(@)no-spam.cassini.de